La gestione dei visitatori nelle aziende è un aspetto cruciale che richiede particolare attenzione, soprattutto alla luce delle normative sulla protezione dei dati personali (GDPR). Vediamo come implementare un sistema di registrazione visitatori efficace e conforme alle normative.
La situazione attuale
Tradizionalmente, molte aziende utilizzano ancora registri cartacei per tracciare gli accessi dei visitatori agli edifici. Questi registri raccolgono informazioni su diverse categorie di visitatori: clienti, fornitori e altri soggetti esterni. Vengono registrati tipicamente gli orari di entrata e uscita, e in alcuni casi viene richiesta anche una firma fisica.
I dati raccolti includono solitamente:
- Nome e cognome
- Nome dell’azienda
- Contatto telefonico o email
- Data della visita
- Numero del badge temporaneo (quando previsto)
Le finalità della registrazione
La registrazione dei visitatori serve principalmente a due scopi fondamentali:
- Sicurezza: in caso di emergenza, è essenziale sapere esattamente chi si trova all’interno dell’edificio in un determinato momento.
- Controllo amministrativo: nel caso dei consulenti, serve per verificare la corrispondenza tra le ore di lavoro effettuate e quelle fatturate.
- Marketing: sono informazioni preziose che permettono ai responsabili di vedere e misurare chi visita l’azienda.
Conformità GDPR: cosa fare per gestire visiatori
Per garantire la conformità con il GDPR nella gestione dei visitatori, è necessario implementare diverse misure:
1. Minimizzazione dei dati
È fondamentale raccogliere solo i dati strettamente necessari per le finalità dichiarate. Questi possono variare significativamente a seconda che lo scopo principale sia la sicurezza o il controllo amministrativo.
2. Registro dei trattamenti
È obbligatorio mantenere aggiornato il registro dei trattamenti, includendo anche questa specifica attività di raccolta dati.
3. Tempi di conservazione
Definire e documentare per quanto tempo i dati dei visitatori verranno conservati, in base alle finalità del trattamento.
4. Informativa privacy
Rendere disponibile un’informativa privacy chiara e completa per tutti i visitatori, spiegando come verranno utilizzati i loro dati.
5. Valutazione d’impatto
Nel caso si implementino funzionalità avanzate come la raccolta di firme elettroniche o la scansione di documenti d’identità, è necessario effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
Vantaggi di un sistema elettronico
L’adozione di un sistema elettronico per la registrazione dei visitatori può facilitare significativamente la conformità al GDPR:
- Maggiore sicurezza nella conservazione dei dati
- Gestione automatizzata dei tempi di retention
- Facile accesso alle informazioni in caso di emergenza
- Automatizzazione dell’informativa privacy
- Migliore tracciabilità degli accessi
Conclusioni
La transizione da un sistema cartaceo a uno elettronico rappresenta un’opportunità per migliorare non solo l’efficienza operativa, ma anche la conformità alle normative sulla privacy. L’importante è progettare il sistema tenendo conto fin dall’inizio dei requisiti del GDPR e implementando tutte le necessarie misure di sicurezza e protezione dei dati.
Vuoi provare il sistema di checkin IAM OpenBadge nella tua azienda?
Richiedi una prova gratuita di 15 giorni e scaricalo direttamente dall’Apple store.
